دليل إدارة دوام الموظفين باستخدام برنامج حضور وانصراف جسر HR

تسعى جميع المؤسسات والشركات إلى ضبط دوام موظفيها بدقة وعدالة، ولا يخفى على أحد الصعوبات التي تعيق تحقيق ذلك وخصوصاً مع تزايد أعداد الموظفين وتنوع ساعات دوامهم، مما يوجب استخدام برنامج إلكتروني ذكي ومرن ليلبي احتياجات جميع الشركات مع اختلاف أعمالها وتعدد فروعها ومواقعها الجغرافية، ويضمن ضبطاً مثالياً للحضور والانصراف بدقة. ومن أشهر البرامج الرائدة في هذا المجال؛ برنامج حضور وانصراف الموظفين في نظام جسر.

كيف تعمل البرامج الإلكترونية لتسجيل الحضور والانصراف؟

تعدّ برامج تسجيل توقيت حضور الموظفين إلى أماكن عملهم ومغادرتهم لها بديلاً إلكترونياً عن الوسائل التقليدية التي تعتمد على الجهد البشري في مراقبة دوام الموظفين والحصول على تواقيعهم عند الدخول والخروج، والذي يكلّف الشركات عناء تشغيل موظفين أمناء لأداء هذه المهمة.
كما أن الطرق اليدوية تؤدي إلى نتائج تحملُ نسبة عالية من الخطأ، سواء كان ذلك الخطأ متعمداً من قِبل مراقب الدوام، أو لأسباب تعود إلى ضعف انتباهه أو انحيازه إلى بعض الموظفين.

تعتمد البرامج المؤتمتة لتسجيل حضور وانصراف الموظفين على عدد من الأدوات، أهمها أجهزة مسح البصمة إلكترونياً للتعرّف على الموظفين بشكل فريد، مثل بصمة الإصبع أو اليد أو الوجه.

أهمية استخدام برامج الحضور والانصراف

يوفر استخدام برنامج إلكتروني لضبط دوام الموظفين في الشركات الصغيرة والكبيرة العديد من الفوائد، ومن ذلك:

• توفير الوقت في أداء مهام التسجيل اليومي لدوام الموظفين بالطرق القديمة، إذ يؤدي التطبيق الإلكتروني هذه المهام بسرعة وسهولة فيتيح استثمار الوقت في مهام أخرى أكثر ضرورة.

• تخفيف العبء في تسجيل بيانات الموظفين في كل فترة دوام وإضافة توقيت دخولهم وخروجهم بدقة، وخصوصاً في الشركات التي تعمل وفق مبدأ المناوبات، إذ يكون لكل موظف فترة دوام تناسب المهام الموكلة إليه.

• تحسين كفاءة أداء مهام تسجيل الحضور والانصراف للموظفين مع ضمان العدالة والشفافية والدقة.

• تسهيل ضبط دوام الموظفين وفق قواعد تخصّ كل شركة وتتوافق مع آلية عملها والقوانين التي تحكم سياساتها.

• منع التلاعب في بيانات الحضور والانصراف للموظفين، مما يعزز من رضا الموظفين ويزيد من ثقتهم بالإدارة.

• تحسين بيئة العمل واختصار المشاكل التي قد تتولد نتيجة عدم ثقة الموظفين بتسجيل الدخول والانصراف غير الإلكتروني.

• إمكانية إصدار تقارير وإحصائيات وفق الحاجة للاستفادة منها في تحفيز الموظفين ومنحهم المكافآت أو الترقيات.

مميزات برنامج حضور وانصراف نظام جسر

إن استثمار أحدث التقنيات في تطوير نظام جسر؛ يجعله أداة فعالة في إدارة الموارد البشرية بكفاءة عالية وبما يتوافق مع نظام العمل السعودي. ويتميز النظام بتتبّع مواعيد حضور وانصراف موظفي أي شركة مهما كان حجمها، وبما يضمن الدقة في التسجيل ويعزز التزام الموظفين وانضباطهم، ويؤثر إيجاباً على زيادة الإنتاجية.

لذا تحرص الشركات على استخدام برنامج الحضور والانصراف في نظام جسر لكونه يتمتع يعدد من الميزات، أهمها:

• يوفر البرنامج واجهة سهلة الاستخدام تجعل التعامل معه بسيطاً لكل مستويات المستخدمين رغم شمولية الإجراءات التي يمكنه القيام بها.

• يراقب البرنامج التزام الموظفين بالدوام بانسيابية فائقة، مما يرفع الروح المعنوية بين الموظفين، ويضمن بيانات فعلية وتفصيلية وموثوقة.

• يتكامل البرنامج مع مسير الرواتب مما يضمن سلاسة جميع العمليات المالية المرتبطة بالموظفين في الشركة، مثل حساب الأجور والإضافي والحسميات التي نتجت عن الحضور والانصراف، وإصدار حسابات تلقائية دقيقة للرواتب ودون أخطاء.

• يرتبط البرنامج مع برامج إدارة الإجازات مما يضمن إدارة الموارد البشرية بسهولة أكبر وكفاءة أعلى، وخصوصاً مع توسع الشركة وزيادة عدد الموظفين.

• يسهّل إعداد تقارير دقيقة وفورية ومتنوعة، مثل تقارير ساعات العمل، وأيام الإجازات وساعات التأخر وغيرها.

• يساهم في تحليل الأداء لتعزيز اتخاذ قرارات إستراتيجية.

• يتيح التحكم برصيد الإجازات التراكمي، وذلك يسمح للموظف الاطلاع على عدد أيام إجازته التي استحقها لغاية اليوم الحالي اعتماداً على اليوم الذي بدأ فيه عمله في الشركة، كما يمكن نقل الإجازات من سنة إلى التي تليها إن كان نظام الشركة يسمح بذلك.

• يوفر البرنامج استعراض بيانات الدخول والخروج وفق عدة مؤشرات، أي لموظف واحد أو جميع الموظفين، أو وفق تاريخ محدد أو قسم أو فرع معين.

• يتضمن البرنامج إمكانيات لتنظيم ساعات دوام الموظفين وجدولتها واستعراضها ضمن التقويم ثم تصفيتها وفق معايير محددة، ولا يسمح البرنامج بوجود تعارضات في دوام الموظف.

• يُمكّن برنامج الحضور والانصراف من جسر مستخدميه من الوصول إلى البيانات باستخدام الهواتف المحمولة مما يمنحهم مرونة في التعامل معه.

• يضمن مستويات عالية من الأمان مع ضمان سرية البيانات وذلك لتوفر إمكانية منح الصلاحيات للمستخدمين، حيث يمكن لأشخاص محددين إجراء عمليات الحذف أو التعديل على البيانات، كما يسجّل البرنامج اسم المستخدم الذي قام بالتعديل والوقت الذي تمت به العملية.

• يتيح البرنامج إرسال إشعارات وتنبيهات إلى الموظفين، ويتم ضبط إعداداتها بما يناسب أنظمة عمل الشركات.

• يتميز بتوفر خاصية العمل الإضافي التلقائي التي تسمح للنظام باحتساب ساعات العمل الزائدة عن ساعات العمل المحددة في دوام الموظف، فتدخل الساعات أوتوماتيكياً في حساب الأعمال الإضافية دون الحاجة لرفع طلب عمل إضافي، وبناء على ذلك يتم حساب أجر العمل الإضافي في مسير الرواتب وفق إعدادات العمل الإضافي المعدة مسبقاً.

• يحتوي إمكانية إعفاء بعض الموظفين من خصميات الحضور والانصراف (من قبل مشرف النظام أو من لديه الصلاحية) وذلك لمن لا تستلزم طبيعة عملهم إثبات بصمة الدخول والخروج، مثل المدير العام، وذلك دون الحاجة إلى تقديم طلب تصحيح أو استئذان والحصول على الموافقات، وهذا الإعفاء يشمل حالات الغياب والتأخير والخروج المبكر ونسيان البصمة.

• يتيح برنامج حضور وانصراف نظام جسر معرفة نوع جهاز البصمة المستخدم في تسجيل الحضور والانصراف، إضافة إلى موقعه ورقمه التسلسلي.

كيفية العمل على برنامج جسر لضبط الحضور والانصراف

يمكن العمل على برنامج حضور وانصراف الموظفين في نظام جسر للموارد البشرية HR بخطوات سهلة وبسيطة، كما يلي:

ضبط الإعدادات

تتضمن مرحلة ضبط الإعدادات عدداً من الإجراءات الأساسية، حيث يبدأ مشرف النظام بإنشاء بعض التعاريف مثل تعريف الشخص المسؤول عن مراجعة الحضور والانصراف ومنحه صلاحية اعتماد الكشوفات الشهرية للموظفين.

ويُعرّف مشرف النظام سياسة المنشأة أيضاً، فلكل منشأةٍ سياسةٌ تتناسب مع مهامها وموظفيها وميزانيتها وغير ذلك، ثم يضيف الموظفين المناسبين إلى هذه السياسة، مما يمكّنهم لاحقاً من تقديم طلبات العمل الإضافي.

ولا بد من التنويه إلى أن البرنامج يتيح عدة طرق لحساب العمل الإضافي إما العادي أي 1.5x، أو المضاعف 2x ، أو المخصص لسياسة الشركة، كما يسمح بوضع حد أقصى لعدد ساعات العمل الإضافية التي يمكن للموظفين التقديم عليها شهرياً.

ويمكن إضافة شروط إضافية لهذه السياسة وذلك حسب طبيعة عمل المنشأة، ثم تطبيق هذه السياسة على جميع الموظفين أو قسم منهم.

ويسمح البرنامج أيضاً بتعريف سياسة الاستئذان بما يتوافق مع نظام عمل الشركة، وبما يتيح لموظفيها تقديم طلبات الإستئذان مثل الحضور المتأخر، والانصراف المبكر. وكذلك يمكن تحديد حدّ أقصى لعدد ساعات الاستئذان الشخصية شهرياً.

متابعة الحضور والانصراف

يتميز برنامج حضور وانصراف الموظفين بإمكانية إرسال تنبيهات وإشعارات تساعد على ضبط الحضور والانصراف ومتابعته، حيث يمكن تحديد الأوقات التي يجب إرسال التنبيهات للموظفين عندها، وتحديد عدد الدقائق المطلوب إرسال التنبيهات قبلها أو بعدها، وعندها يتلقى الموظفون إشعاراً قبل بدء دوامهم بعدد معين من الدقائق عند عدم تسجيل حضورهم في الوقت اللازم. 

على سبيل المثال:

إذا كان موعد تسجيل الحضور في شركة ما في الساعة 9 صباحاً، وحدد مشرف النظام 10 دقائق في خانة الدقائق الخاصة بالتنبيه، فسيتلقى الموظفون الذين لم يسجلوا حضورهم صباحاً إشعاراً في الساعة 8:50 لتذكيرهم بتسجيل حضورهم.

كما يمكن إرسال إشعارات إلى الموظفين للتذكير ببصمة تسجيل الخروج، وبعد انتهاء وقت الدوام لمن لم يسجل خروجه، وقبل بدء تطبيق الخصومات والحسميات على الراتب والتي تشكّلت نتيجة الخلل في الدوام.

إن توفير ميزة الإشعارات والتنبيهات في برنامج تسجيل الحضور والانصراف من جسر تساعد موظفي إدارة الموارد البشرية في عملهم إذ تقلل من طلبات نسيان البصمة وطلبات تصحيحها من قِبل الموظفين.

ولا بد من الإشارة هنا إلى المفاهيم التي يعتمدها نظام جسر في تسجيل الحضور والانصراف، إذ يعتبر الموظف حاضراً في دوامه إذا سجّل الدخول والخروج معاً، وغائباً عند عدم وجود أيّ من بصمتَي الدخول والخروج، و"غير مطلوب" إذا كان في إجازة أو استئذان ليوم كامل أو رحلة عمل (انتداب) أو كان يوم عطلة (كما في الأعياد الرسمية) أو يوم راحة، كما يوجد في البرنامج حالة تسمى "سجل غير مكتمل" تكون عند فقدان إحدى بصمتي الدخول أو الخروج.

إصدار التقارير

يتميز برنامج حضور وانصراف نظام جسر بإمكانياته القوية في إصدار تقارير متنوعة، يومية أو أسبوعية أو شهرية، تشمل كل ما يحتاجه فريق الموارد البشرية لإجراء الإحصائيات والاعتماد عليها لاتخاذ قرارات مستنيرة تخصّ شؤون الموظفين ورواتبهم.

ما الذي يوفره برنامج جسر لتسجيل الحضور والانصراف للموظف؟

يمكن للموظف الاطلاع على كل التفاصيل المتعلقة بدوامه وذلك ضمن نافذة واحدة في البرنامج، إذ يعرض البرنامج فيها توقيت بصمة الدخول عند حضوره، وساعات العمل ومقارنتها بساعات العمل المطلوبة من الموظف وفق نوع دوامه (كامل-جزئي..) وانتهاءً ببصمة الانصراف.

يتيح البرنامج للموظف تقديم الطلبات مثل الإجازات وذلك بسهولة وموثوقية، ويمنحه الصلاحية للاطلاع على طلباته المقدمة لمعرفة حالتها من القبول أو الرفض أو غير ذلك.
يستعرض المستخدم جميع سجلات البصمات المسجلة له على شكل خط زمني فتكون بصمة الدخول بلون أخضر، وتشير العلامة باللون البرتقالي إلى بصمة الخروج، ويمكنه استعراض طلبات العمل الإضافي والتصحيح والاستئذان والإجازة إضافة إلى طلب رحلة العمل.

يمكن للمستخدم تتبع العناصر التي ستنعكس على كشوف رواتبه والتي تأتي من حضوره وانصرافه، مع القدرة على فهم كيفية تأثيرها على الراتب سواء من ناحية العمل الإضافي أو الخصومات.

ويوضح البرنامج للموظف جدول عمله الإضافي المعتمد، ومدة العمل الإضافية للدوام ونوعها ( 1.5X أو 2X ) والتأثير على الراتب، كما يمكن إظهار الحسميات الناتجة عن دخول متأخر، أو خروج مبكر، أو الغياب الكامل، أو الجزئي، مع توضيح انعكاسها على الراتب.

ختاماً، لا بد من التأكيد على أن الحصول على رؤية واضحة لدوام الموظفين بتسجيل الحضور والانصراف لهم يعدّ من القضايا الهامة والحساسة في أي شركة أو مؤسسة، ويتطلب مراعاة الكثير من القواعد والاستثناءات، فتتبع الحضور والانصراف لا يقتصر على تسجيل الوقت واحتساب عدد الساعات فحسب؛ بل يشمل أوقات العمل الإضافي واحتساب الرواتب.

وهنا تبرز أهمية استخدام نظام جسر الذكي المتكامل القادر على تخطي جميع التحديات التي تولدها المسؤوليات اليومية في إدارة الموارد البشرية، وخلق بيئة عمل شفافة تساهم في نجاح الشركات والأعمال وتعزز ولاء الموظفين.